In linea con il dettato normativo, al Segnalante sono garantiti altissimi livelli di sicurezza, adeguati al canale prescelto, nonché al livello di infrastruttura tecnologica.

La riservatezza è garantita con riguardo al Segnalante, al contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, nonché relativamente all'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella Segnalazione in ragione della stessa. La protezione riguarda non solo il nominativo del Segnalante, ma anche tutti gli elementi della Segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del Segnalante. Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre a quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

La tutela della riservatezza si applica anche ai soggetti di cui all’art. 3 comma 5 del D.lgs. n. 24/2023.

L'identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi - direttamente o indirettamente - tale identità non possono essere rivelate - salvo i casi espressamente previsti per legge - senza il consenso espresso del Segnalante stesso, a persone diverse dall’Organo Ricevente e da quelle competenti a dare seguito alle Segnalazioni, espressamente autorizzate al trattamento dei dati personali ai sensi della normativa privacy.

La riservatezza delle informazioni è garantita in ogni fase della gestione della Segnalazione, sia durante la fase di presa in carico e analisi preliminare sia nel corso dell'indagine vera e propria, nonché nella fase di valutazione finale e archiviazione della documentazione.

La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile ed è archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza, ad accesso limitato solo all’Organo Ricevente e ad eventuale personale autorizzato.

I canali interni sono progettati in modo da consentire un accesso selettivo alle Segnalazioni solo da parte dei componenti dell’Organo Ricevente, i quali sono soggetti all’obbligo di riservatezza e garantiscono la riservatezza del Segnalante, del Facilitatore, della persona coinvolta o dei soggetti comunque menzionati nella Segnalazione.

Il sistema crittografico di cui è dotata la Piattaforma Web:

• garantisce che i messaggi e i relativi allegati possano essere letti esclusivamente dal mittente e dal destinatario attraverso l’abbinamento della “chiave crittografica” che assicura il trasferimento dei dati riservati;
• protegge l'identità del Segnalante, delle persone coinvolte e menzionate nella Segnalazione, nonché il contenuto della Segnalazione. In particolare, tramite uno specifico protocollo, è assicurata la protezione dei dati identificativi dell’identità del Segnalante.

La Piattaforma Web garantisce:

• la conservazione sicura della Segnalazione, nonché la cancellazione della stessa dopo il periodo di conservazione previsto dalla normativa di riferimento in materia;
• il tracciamento dell'attività dell’Organo Ricevente nel rispetto delle garanzie a tutela del Segnalante, al fine di evitare l'uso improprio dei dati relativi alla Segnalazione e ciò, si precisa, consentendo di oscurare qualunque informazione che possa ricondurre all’identità del Segnalante.

Al fornitore della Piattaforma Web non è consentito l’accesso ai dati personali del Segnalante.

Ove, all’esito della gestione della Segnalazione, dovesse sorgere un procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante non può essere rivelata se la contestazione dell’addebito disciplinare è fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.

In tal caso è dato avviso al Segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

Qualora il Segnalante neghi il proprio consenso, la Segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione. Resta ferma in ogni caso, sussistendone i presupposti, la facoltà della Federazione di procedere con la denuncia all’Autorità giudiziaria.

Tenuto conto che i protocolli sopra descritti garantiscono un livello di riservatezza molto elevato, per eventuali Segnalazioni Whistleblowing si consiglia di utilizzare la Piattaforma Web quale canale interno preferenziale.